#138. Bienvenido a la Fábrica Industrial de Rutinas para el Éxito. No Busques la Ineficiencia Cero. Decide que Historias Descartar
"Me levanto decidido a cambiar el mundo, a ganar dinero, a meditar, a hacer ejercicio, a leer un libro, a pasar más tiempo con la familia. Algunos días se hace un poco difícil." - Dee Hock
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1. Bienvenido a la Fábrica Industrial de Rutinas para el Éxito
Esta semana he estado disfrutando del perfil de instagram de Ashton Hall.
Hall es un exjugador universitario de fútbol americano de 30 años, reconvertido en entrenador personal y creador de contenido de fitness.
Hace unos meses se hizo viral su rutina matutina extrema, que empieza nada menos que a las 03.50. A la mierda con eso de levantarse a las 05.00. Lo del 5am Club (de Robin Sharman) es para blandengues.
El tema funciona así:
3:50 am: se despierta y se retira un parche con el que sella su boca toda la noche. Se lava los dientes y se enjuaga (gárgaras incluidas) con agua de manantial Saratoga, ni más ni menos.
4:00 am: sale a su terraza y hace flexiones durante 13 minutos. Bebe agua (más Saratoga) y le dedica 4 minutos a la respiración profunda.
4:38 am: Se sienta en su mesa y medita durante 2 minutos. Luego escribe un rato en su diario, seguramente manifestando todo tipo de éxitos y riquezas.
5:46 am: como hay que enfriar el cerebro después de tanto pensar, Hall mete entonces la cara en una pila llena de agua con hielo durante 3 minutos.
6:01 am: Se cambia para entrenar e ir al gimnasio. Llega al gimnasio y corre en la cinta durante 15 minutos. Después, se mete en la piscina y nada durante 11 minutos. Luego se relaja en otra piscina hasta las 8:15 am.
8:21 am: Llega a su casa y se ducha. No nos consta que use también Saratoga para eso, pero quién sabe.
8:43 am: Se come un plátano. En un ejemplo admirable de sostenibilidad, aprovecha la cáscara pasándosela por el rostro como rutina de cuidado facial. Después se lava la cara (no le queda otra).
9:05 am: ya con el traje puesto, una asistente le trae un recipiente para un nuevo baño facial helado de 3 minutos.
9:17 am: Su asistente le prepara el desayuno y se lo sirve en la mesa del despacho: bacon, huevos revueltos y dos tostadas con aguacate.
9:25 am: se enchufa otra botellita de Saratoga… y a por el día.
Vaya tela.
Este chico necesita casi 6 horas para preparar su día. Lo mismo que dura un vuelo de CDMX a Montreal, o uno de Madrid a Dubai.
A mi me obligas a hacer eso y a las 09.00 no estoy para ponerme a trabajar. Estoy para que me lleves de vuelta a la cama en carretilla.
Ok. Entonces, ¿quiere decir esto que las rutinas y los hábitos no sirven para nada? En absoluto. Veamos qué parte del hype de las rutinas tiene sentido de verdad, y qué principios podemos aplicar.
Principio #1. Entiende la importancia de tu cronotipo y sácate el máximo partido durante el día
“Existen enormes ventajas para los madrugadores. Cuando eres un madrugador, hay un modelo que yo llamo surfear: cuando un surfista se levanta y atrapa la ola y simplemente se mantiene ahí, puede avanzar durante muchísimo tiempo.”
- Charlie Munger
El refranero español dice que “A quien madruga Dios le ayuda.” Pero también dice eso de “No por mucho madrugar amanece más temprano”.
A ti, ¿qué te funciona?
Yo me identifico con la cita de Munger porque mi ritmo circadiano me ayuda a levantarme temprano sin esfuerzo. Soy una alondra.
En mi cabeza, estar detrás de mi mesa cuando el mundo duerme (son las 07.35 de este sábado) me da la sensación de estar avanzando hacia mis objetivos mientras el resto del mundo duerme. Es una sensación poderosa.
Sin embargo, la energía no es infinita y a partir de la comida mi rendimiento cognitivo baja. Por eso, trato de estructurar mi día de forma que pueda sacarme el máximo partido:
Dedico las primeras 2-3 horas del día a trabajar con máxima concentración en el tema más importante que tenga encima de la mesa. Es mi rato de hiperfoco.
Intento centrar todas mis reuniones con clientes entre las 10 y las 14h. En el libro “When”, de Daniel Pink (sobre la ciencia del timing), lei que las personas suelen estar más abiertas a las novedades y a los cambios por las mañanas. Si tienes que vender, intenta hacerlo por la mañana. A mí me ha dado siempre buen resultado.
Cuando puedo, intento tumbarme 20 minutos (estrictos) después de comer. No es para nada habitual, pero cuando puedo hacerlo mis tardes son mucho más productivas cuando lo hago. Las siestas breves reducen el cortisol y aumentan la memoria y la concentración. Thomas Edison, John F. Kennedy, Einstein o Leonardo da Vinci fueron famosos siesteros.
Intento concentrar entrevistas, reuniones y trabajo más administrativo por las tardes, entre las 15.30 y 18.30.
Mi nivel de energía vuelve a subir de nuevo entre las 18.30 y las 20h, así que aprovecho ese slot para darle un empujón a otros temas del día, y a dejar planificado el día siguiente.
A mi mujer y a mí nos encanta ver un capítulo de alguna serie a la que estemos enganchados después de cenar (cenamos bastante temprano, en casa llevamos horario inglés).
A las 22h solemos estar leyendo. Cuando dan las 23h ya no sé ni cómo me llamo. Es raro que no esté en fase REM para entonces.
Esto me funciona a mí porque tengo un cronotipo matutino, lo que me permite rendir más por la mañana. Si tienes un cronotipo vespertino (eres un búho) entonces puedes extraer el máximo valor a tu genética invirtiendo este enfoque: empezando el día más tarde y de forma más ligera, y aumentando la concentración en las últimas horas del día.
Trabajar en tus objetivos más importantes por la noche, mientras los demás duermen, te dejará a ti también esa sensación de progreso que yo tengo por las mañanas.
Lo importante, como siempre, es que te conozcas y que uses ese conocimiento para que el día fluya a tu favor. Como solía decir Warren Buffett, no dan puntos extra por hacerse la vida a uno mismo innecesariamente difícil.
Principio #2. Quítale incertidumbre a tu día. No mezcles nunca planificación y ejecución
“Michael Jordan tenía la rutina pre-partido más disciplinada que he visto jamás.
Planificaba y organizaba cada detalle de su día, desde la hora de su entrenamiento hasta el coche que conduciría hacia el estadio. Se vestía siguiendo un orden específico. Su encargado de automóviles sabía qué coche iba a usar y a qué hora debía estar lavado y listo. El chef sabía exactamente qué iba a comer y a qué hora debía estar servido. Parte de su rutina era ponerle los cordones a sus zapatillas, que siempre era nuevas antes de cada partido. Ese ritual tenía un significado especial para él.
Un día, el autobús del equipo llegó tarde al estadio, así que me adelanté y puse los cordones exactamente como él lo hacía. Lo hice sólo para ahorrarle tiempo. Jordan se negó a ponérselos: había interferido con su rutina. Le pidió al encargado de material que le diera un par nuevo —sin cordones— para poder hacerlo él mismo.
Cada vez que calentaba en los entrenamientos, empezaba con un pase de pecho. El mejor jugador del mundo, practicando un pase básico de pecho. ¿Por qué? Rutina. Fundamentos. Principios básicos. Si no puedes dominar lo fundamental, no puedes dominar nada más.
- Tim Grover (Winning)
Cuando yo corría en coche tenía planificadas al milímetro las 3 horas anteriores a la carrera: qué comía, qué (y cuanto) bebía, el slot con el fisio, el calentamiento, la visualización.
Planificaba hasta en qué momento iba al baño antes de meterme en el monoplaza (siempre por el lado derecho y entrando con el pie izquierdo primero), o con cuánta antelación tenía que estar dentro del coche, atado al asiento y con radio check, antes de que abriese el pit lane para salir a pista.
Son rutinas que a un deportista profesional le ayudan a eliminar carga cognitiva a las fases previas al performance. Te ordenan. Te dan seguridad. Te calman los nervios. Es un ritual que te va metiendo el cuerpo suavemente en modo performance.
Es algo que me ayudó cuando empecé a trabajar en el trading floor de Goldman Sachs.
Entonces llegaba a la oficina a las 06.30. Mis llamadas a clientes empezaban a mis 08.30, por lo que tenía un par de horas para preparar bien mi día. En un trading floor, una vez abre el mercado no te queda mucho espacio para pensar. La ejecución de las operaciones era entonces casi toda por teléfono con tu cliente, sin plataformas electrónicas. Eran días brutales en los que muchas veces no daba ni para comer.
Para mí el día se preparaba igual que en las carreras: mi rutina de inicio incluía salir de casa siempre a la misma hora, el café recién llegado a mi mesa, leer los reportes importantes, tomar notas en plantillas predefinidas sobre temas relevantes para mis clientes, hablar con los traders, y definir el orden en el que iba a llamar a mis cuentas, con detalle de las posiciones que tenían en sus libros.
Todo eso quedaba planificado para que cuando se diese el pistoletazo yo estuviese en la mejor posición para ejecutar. Daba igual lo que me fuese a traer el día. Yo estaba listo, me sentía con los deberes hechos.
Al final del día, a cierre de mercado, dedicaba una horita a revisar que todas mis operaciones del día estuviesen bien metidas en el sistema, y pensaba en qué ideas podrían ser útiles para mis clientes a día siguiente, en función de lo que hubiese pasado en mercado ese día. Era mi rutina de cierre
Como ves, hay mucho valor en prepararnos para la ejecución. Y al mismo tiempo, es importante huir de las máximas y de las recetas de los gurús.
Hay gente a la que le gusta escribir un diario por las mañanas (yo lo hago, pero cuando tengo algo atascado en la cabeza). Algunos meditan. Hay gente que sale a pasear.
Hay gente que no puede ir a la oficina sin correr 10km a las 7 de la mañana. A mí me destrozas el día si me obligas a correr por las mañanas.
Lo importante es probarlo todo con curiosidad, y ver qué cosas hacen que nuestro cuerpo se sienta mejor preparado para afrontar el día.
La receta buena es la que te ayude a ti a ser más productivo.
Principio #3. Sé proactivo y no reactivo con tu semana. Pídele a tu calendario que sea tu jefe
La semana es la unidad básica de productividad. Es la unidad de ejecución de la que depende que avances (o no) hacia tu objetivo.
Para mí, cada semana es un partido: la unidad de juego en la que peleas gradualmente por un campeonato. El año es un campeonato con 52 jornadas.
Después de probar muchas cosas, lo que me funciona es el método que popularizó Jack Dorsey cuando era, al tiempo, CEO de Square y CEO de Twitter. Es un método que te exige definir tres aspectos básicos:
Cuáles son las áreas de responsabilidad que definen tu vida
Cuánto tiempo vas a dedicar a cada una, y
En qué momentos de la semana vas a dedicarte a cada una.
Yo tengo 3 áreas de responsabilidad en Talengo: estrategia, actividad comercial y ejecución de mandatos. Sobre esa base, he definido una semana tipo que me exige priorizar, a la hora de planificar, pero también me ayuda a ser muy efectivo a la hora de ejecutar.
De nuevo, la clave es separar planificación (el thinking) de la ejecución (el doing). Y una vez hecho el thinking, hacer que las piezas del doing encajen en los huecos que has predefinido para esas prioridades.
Los lunes son el día sagrado, un día de foco máximo. Tenemos nuestra reunión comercial semanal en Talengo a las 09.00, pero por lo demás son días que trato de proteger, sin reuniones ni llamadas. Es un día para pensar, avanzar mandatos, dar seguimiento a temas pendientes y preparar el resto de la semana a conciencia.
Es el día en el que pego un empujón fuerte a mis prioridades críticas. Pero también puede ser que tenga bloques protegidos en mi agenda lo largo de la semana para esas prioridades, y use el lunes para empujar ese otro millón de pequeñas cosas (emails, propuestas, agendar cosas, perseguir temas, etc.) que todos tenemos pendientes. Suele
Martes y jueves son días con una agenda “manager” prototípica: intento cerrar todas mis reuniones con clientes por las mañanas (como vimos antes), y con los equipos y candidatos de procesos en curso por las tardes. También protejo de 14.00 a 16.00 esos días para poder comer con clientes o con el equipo.
Los miércoles son días dedicados a la estrategia y temas de desarrollo corporativo. Lo concentro todo ahí para ir ya a la oficina con el gorrito mental de estrategia puesto. Es como pedirle a ChatGPT que actúe como tal o cual rol para ayudarte mejor: al ser humano también le ayuda preconfigurar el cerebro ante la tarea que tiene delante — es el concepto del “priming”, por si quieres profundizar.
El viernes es un día comodín. Es el único día que no comprometo exante porque sé que será un día sumidero, que recogerá, como una alcantarilla, el exceso de lluvia de la semana. Aquí acabarán cosas que han podido surgir y que no he podido encajar en esos 4 días anteriores, o temas que he tenido que mover durante la semana precisamente para dar cabida a lo urgente e inesperado que ha surgido en días anteriores.
Por último, los diferentes usos de mi tiempo tienen su código de color: tiempo de foco en azul, clientes en amarillo, interno/estrategia en rojo, ejecución en morado, personal en verde, etc.
Me ayuda a contrastar el plan con la semana que acabo teniendo a posteriori, identificando qué cambios podría tener sentido hacer.
¿Lo más importante? Trabaja muy duro en algo que disfrutes. No hay rutina en este mundo que te haga bueno en lo tuyo si no cumples con esta regla básica.
“Cuando empecé a ser empresaria, me preocupaba no saber cómo se hacía esto. Al cabo del tiempo, me di cuenta de que se hace de la misma manera que se hace cualquier otra cosa: metiéndole días de 14-15 horas.
Un día de 12 horas para mí es un día corto. Después de un día de 12 horas siento: ¿qué voy a hacer con el resto del día? Llego a casa y no sé qué hacer conmigo misma porque me sobra todo ese tiempo. Me siento más cómoda trabajando.”
- Oprah Winfrey
Hay un viejo refrán hindú que dice que “En los primeros 30 años de tu vida, tú haces tus hábitos. En los últimos 30 años de tu vida, tus hábitos te hacen a ti.”
Las rutinas son importantes y valiosas si cumplen con 2 condiciones:
Son útiles para ti, encajando con la persona que eres — y no forzando lo contrario, y
Son el catalizador de algo que te importa lo suficiente como para trabajar muy duro en ello.
La gente se esconde detrás de rutinas y procesos para sentirse ocupada, a veces, sin entrar a analizar si está dedicando esas rutinas al objetivo correcto.
La rutina es el contenedor de tu vida. Pero recuerda: lo que metes dentro es lo que hace que el sistema tenga sentido.
Como dice el gran Michael Bloomberg:
“Sea cual sea tu idea, tienes que trabajar en ella más que nadie. Y eso es más fácil si estructuras las cosas de manera que disfrutes haciéndolas.
Y como hacer más casi siempre conduce a mayores logros, te divertirás más. Y crearás un círculo virtuoso al verte recompensado.
Siempre he amado mi trabajo y he invertido mucho tiempo en él, lo que me ha ayudado a tener éxito. Me da mucha pena la gente a la que no le gusta su trabajo.
Hay demasiadas cosas fascinantes por hacer en esta vida tan corta como para no desear levantarse con energía un lunes por la mañana.”
2. No Busques la Ineficiencia Cero
“Si tu tolerancia es cero —si eres alérgico a las diferencias de opinión, a los incentivos personales, a las emociones, a las ineficiencias, a la falta de comunicación y similares—, tus probabilidades de tener éxito en cualquier cosa que requiera algo de otras personas se reducen a cero.
No puedes ‘funcionar en el mundo’, como dice Pressfield.
El otro extremo del espectro —aceptar por completo cada episodio de sinsentido y cada molestia— es igual de malo. El mundo te devorará vivo.
Lo que es fácil pasar por alto es que hay cosas negativas que se convierten en problemas mayores cuando intentas eliminarlas. Creo que las personas más exitosas reconocen cuándo un cierto grado de aceptación supera a la intransigencia total.
El robo es un buen ejemplo. Un supermercado podría eliminar el robo registrando a cada cliente al salir. Pero entonces nadie compraría allí. Así que el nivel óptimo de robo nunca es cero. Aceptas un cierto nivel de ineficiencia como un coste inevitable del progreso.”
- Morgan Housel
3. Decide que Historias Descartar
“Adoptamos inconscientemente narrativas que aplicamos a nuestras vidas de generaciones anteriores, de tramas de películas y de nuestros pares. Estos ‘guiones’ suelen ser útiles, pero suelen dejar de serlo a medida que envejecemos. Gran parte de la vida consiste en descubrir qué historias hay que ir descartando con la edad.”
- Paul Millerd
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Locura de edición.
Para mí la semana también es la unidad semanal.
Los domingos decido 3 prioridades de la semana que serán mi foco.
Si las cumplo habré ganado el partido de esa semana.
Buen episodio, como es habitual. La rutina ultracronometrada del primer segmento me llevo a recordar una entrevista que le hace Tim Ferriss a Derek Sivers, en la que Derek cuenta una anécdota del momento exacto en que se da cuenta en una bici-senda (bike path) en Santa Mónica de como el estrés agregado no siempre se traduce en resultados en disciplinas que no son de alto rendimiento. Aparece en #125 al minuto 25 aprox.