#53. Organiza tu Semana como un Ninja. Cambia de CEO. No Pierdas Oportunidades

No Solo Suerte - 27 enero 2024

ene 27, 2024

Hoy te explico mi método para organizar la semana, por si te ayuda a conseguir más foco y más resultados. También te dejo una idea para crear tu plan de desarrollo personal en 2024, y un recordatorio de que las mejores ideas están, muchas veces, escondidas en lo mundano, a plena luz del día.

Esto es No Solo Suerte, mi manera de ayudarte a hacer flexiones con el coco cada sábado. ¡Vamos a ello!

1. Reflexión: Organiza tu Semana como un Ninja

Hace unos años Paul Graham (Y Combinator) escribió un artículo diferenciando entre la agenda del gestor vs. agenda del creador (manager’s schedule vs. maker’s schedule).

La Agenda del Gestor (Manager): El Ritmo de los Líderes

La agenda de un gestor es la habitual en roles directivos. Sus días se dividen en bloques de 1 a 2 horas dedicados principalmente a reuniones y a la gestión de equipos y personas.

Las figuras más influyentes del mundo empresarial suelen operar de esta manera, enfocando su jornada en la gestión de relaciones internas y externas. Aunque de vez en cuando abordan tareas específicas, suelen delegar la mayor parte del trabajo operativo.

Están acostumbrados a incorporar reuniones espontáneas o especulativas en su agenda y, si tienen un hueco, normalmente están disponibles para atender lo que surja.

La Agenda del Creador (Maker): El Terreno de los Innovadores

Por otro lado, está la agenda del creador. Es la ideal para desarrolladores de software, científicos, escritores y otros profesionales creativos. El sueño de estas personas es tener un día completo por delante, sin interrupciones, para atacar problemas importantes.

Actividades como el análisis financiero, la creación de contenidos, la definición de procesos o la planificación estratégica requieren este tipo de enfoque concentrado.

Para quienes siguen esta agenda, las reuniones son un incordio. Al fragmentar su día se generan interferencias que interrumpen el “flow” de la concentración y generan lo que se llama residuo de atención. La ciencia confirma que tras una interrupción, en apariencia breve, necesitamos unos 20 minutos para recuperar el nivel de foco anterior a ese email inofensivo.

Ponle a un maker 2-3 reuniones en un día y le generarás la sensación de no tener el tiempo suficiente para profundizar de verdad en sus proyectos.

Aunque no rechazan las reuniones, los makers prefieren concentrarlas en bloques, idealmente al final de la jornada laboral (si son de energía mañanera) o dedicar un día específico de la semana para ellas. De esta manera, las reuniones se convierten en un bloque más, minimizando su impacto en la productividad.

A lo largo de mi vida he ido experimentando con uno y otro enfoque en función de cómo iban evolucionando las diferentes áreas de responsabilidad de mi trabajo.

2012 marcó un antes y un después, tras leer cómo Jack Dorsey, entonces CEO de Twitter y al mismo tiempo CEO de Square, organizaba su semana. En una entrevista de Fast Company, Ellen McGirt le comentó a Dorsey’s que su régimen ultra estructurado quizá fuese un poco de locos.

¿La respuesta de Jack? “De hecho, la palabra que yo usaría es… disciplinado.”

Pon una agenda “Jack Dorsey” en tu vida

Para poder gestionar 2 compañías cotizadas y no morir en el intento, Jack dividía su semana en 2012 en días temáticos:

“Mis días se dividen por temas:
El lunes es para la gestión. En Square tenemos una reunión de dirección, en Twitter tenemos nuestra reunión del comité operativo
El martes se dedica a producto, ingeniería y diseño
El miércoles a marketing, crecimiento y comunicaciones
El jueves es para asociaciones y desarrolladores
El viernes se enfoca en la empresa y la cultura.
Funciona en bloques de 24 horas. Los días que comienzan con T, empiezo en Twitter por la mañana y luego voy a Square por la tarde. Los domingos son para estrategia, y hago muchas entrevistas de trabajo. El sábado es un día libre.

Desde entonces he aplicado una versión propia de este enfoque, que ha ido evolucionando con mis responsabilidades en los últimos 12 años, tanto en ThirdWay Partners entre 2013 y 2018, como en Talengo desde entonces.

Hoy, una parte de mi día a día (la que afecta a nuestros clientes y el equipo) necesitan que mi semana tenga algunos bloques de tipo “manager” (tiempo relacional en el que el trabajo es interactuar con unos y otros), mientras que la estrategia de la compañía o la ejecución de proyectos complejos requiere que parte de mi agenda sea la de un “maker” (tiempo de concentración máxima para pensar y ejecutar temas complejos).

Para poder combinar una u otra en mi día a día, lo que mejor me ha funcionado es la técnica del “batching” u organización por bloques, que es una versión de los días temáticos de Dorsey: en vez de días, mi semana tiene bloques predefinidos en mi agenda que agrupan actividades parecidas según lo que mi rol necesite en ese momento.

Aquí tienes mi semana tipo en vigor desde enero de este año, en base a la revisión del 2023 que hice en Navidad:

Encajando prioridades críticas de la semana: los Weekly-5

Los espacios azul claro son prereservas: me ayudan a proteger tiempo para lo que yo llamo mis “weekly-5 o W5”: las 4-5 cosas más importantes que tengo que entregar esa semana.

Puede ser trabajar en un mandato para un cliente en un momento crítico del proceso, pensar en una nueva iniciativa de la firma, entrevistar a alguien para nuestro equipo, etc. Esos “W5” necesitan encontrar un sitio entre todo el caos semanal.

¿La solución? dejar reservados con antelación los huecos para que el día a día no se los coma. Esos son los RS BLOCKS de los lunes (día completo), martes y jueves entre 08.00 y 10.00, o el miércoles entre 09.30 y 13.00. Esto me permite ir encajando lo que sea a la vez importante y urgente en cualquier semana.

El domingo lunes por la mañana es el día en que decido esos W5 y los encajo en los espacios para ellos.

La semana, día a día

Los lunes son el día sagrado, mi día de foco máximo. Son días que trato de proteger, sin reuniones ni llamadas, para pensar, avanzar mandatos, dar seguimiento a temas pendientes y preparar el resto de la semana a conciencia.

Es un día en el normalmente pego un empujón fuerte a mis W5. Pero también puede ser que los W5 estén distribuidos a lo largo de la semana, y use el lunes para empujar ese otro millón de pequeñas cosas (emails, propuestas, agendar cosas, perseguir temas, etc.) que todos tenemos pendientes

Martes y jueves son días con una agenda “manager” prototípica: intento cerrar todas mis reuniones con clientes por las mañanas, y con los equipos y candidatos de procesos en curso por las tardes. También protejo de 14.00 a 16.00 esos días para poder comer con clientes o con el equipo.

El viernes es un día comodín. Suele incluir 1:1 con el equipo, pero trato de no comprometerlo mucho porque sé que será un día sumidero, que recogerá, como una alcantarilla, el exceso de lluvia de la semana. Aquí acabarán cosas que han podido surgir y que no he podido encajar en esos 4 días anteriores, o temas que he tenido que mover durante la semana precisamente para dar cabida a lo urgente e inesperado que ha surgido en días anteriores.

Por último, los diferentes usos de mi tiempo tienen su código de color: tiempo de foco en azul, clientes en amarillo, interno en rojo, ejecución en morado, personal en verde, etc.

Así, en una semana cualquiera puedo rápidamente ver los temas internos “se han comido” el tiempo que necesito pasar con clientes, o si aspectos de gestión me están robando tiempo para apoyar en la ejecución de temas en curso. Es mi termómetro semanal que me permite medirme vs. mi intención al principio de la semana, y corregir el curso en la siguiente.

¿Consigo mantener esta estructura inmaculada sin cambios semana tras semana? ¡Qué va!

Es muy difícil y siempre hay que hacer acomodos porque, a pesar de que lo intento, el mundo todavía no se pliega a mis deseos :).

Pero sí me ayuda mucho tener una plantilla, una “semana tipo”. Me obliga a pensar ex-ante en cómo tengo que usar mi tiempo para ser efectivo en mi vida actual.
Algo bueno que deriva de este sistema es que cuando llevo semanas seguidas rompiendo los moldes que me he marcado, esa rotura me obliga a pensar en si está cambiando mi rol, o si puede haber temas que quizá a partir de ahora tenga que empezar a delegar en el equipo.

Experimenta, porque tu vida exigirá cosas diferentes en momentos diferentes. Fíjate en lo que dijo Dorsey años más tarde, en 2019: “Mi rutina de hoy es completamente diferente a mi rutina de hace 3 años, pero siento que está bien ajustada según mi carga de trabajo y el estrés que siento en mi día a día."

Te animo a que crees tu propio sistema operativo. Porque ser productivo no es hacer muchas cosas. Es hacer lo que hay que hacer para llegar a tu objetivo. Y muchas veces eso implica dejar de hacer cosas que parecen trabajo pero que, en realidad, son sólo un reflejo de nuestra incapacidad de decir “no” más a menudo.

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2. Idea Útil: Cambia de CEO

Imagina que hoy fueras despedido como CEO de tu vida y se contratase a alguien excepcional para tomar las riendas.

¿Qué crees que harían de manera diferente?
¿Qué considerarían que está obstaculizando el éxito?
¿Qué empezarían a hacer, o dejarían de hacer con tu vida?

Ese es tu plan para 2024.

3. No Pierdas Oportunidades

“Las gente se pierde oportunidades porque van vestidas de mono de obra y se parecen mucho a trabajo.”
- Thomas Edison

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